みなさん、おはようございます。こだまんです。
今回は4月から社会人になった新入社員の方へお伝えしたい「報告の仕方」についてのお話です。
「報告」のポイントは次の３つです。
- 「〇〇の件です」で相手の頭をスイッチする。
- 結果を先に簡潔に。
- 問題には解決策を添える。
「〇〇の件です」で相手の頭をスイッチする。
報告で大切なのは、まず最初に「何についての報告なのか」を述べることです。
みんなの仕事をみている上司の頭の中は、いろんな仕事のことで頭がいっぱいです。
Aのことも考えている、Bのことも考えている、Cのことも考えている、そんな状態です。
なので、いきなり「こうこうこうでした。」とか話かけられても「何のことについていってるの？」となっちゃいます。
だから、「私は今から〇〇のことについて話ますよ」という前振りのために「〇〇の件です」といって相手の脳をスイッチさせることが重要です。
そうやって話始めると、相手もスムーズに話を理解できます。
まずは「〇〇の件です」を意識してやってほしいですが、それができるようになったら次は、「〇〇の件で△△です」と付け加えてください。
「△△」には「〇〇の件」について、今から自分が話そうとしてる「内容」を入れます。
例えば「〇〇の件で相談です」とか「〇〇の件で結果の報告です」とか「〇〇の件で途中経過の報告です」とか。
そうすると、報告される側はそれに対してどういうアクションを起こせばいいのか、わかりやすくなります。
「相談です」だったら、「今から話す内容に対して何かアドバイスをすればいいんだな」という気持ちで話を聞くことができるじゃないですか。
そうやって違う方向を向いていた相手の脳を、これから報告する内容のことに切り替えてもらうと話がスムーズにいきます。
結果を先に簡潔に。
これもよく言われることですが、「報告」は結果を先に簡潔に伝えてください。
あまりいい内容の報告じゃないときに限って、グダグダと最初に理由を説明する人がいます。
でも、相手の知りたいことってまず「結果」なんですよ。結果の前にいろいろ話をされても、どうなったのかが気になって内容が頭に入ってきません。
「入札が取れたのか、取れなかったのか」「実験が上手くいったのか、ダメだったのか」「部品が調達できたのか、できなかったのか」という結果を先に知りたい。
理由はあとから話せばいいし、知りたければ報告した相手が聞いてきます。
問題には解決策を添える。
何か問題が起こってそれを報告にいくとき。
まだ会社に入ったばかりの新入社員なら、会社のことや仕事のことをよくわかっていないので、問題をすぐに報告することがベストですが、いつまで経っても問題の丸投げをしていては成長はありません。
会社に慣れてきたら、「問題」には自分なりの「解決策」を添えて報告にいきましょう。
起こった問題に対して「自分はどう考えているのか」「それを対処するためにはどういう方法があるのか」、そうやって報告にいくと上司も指示しやすいです。
そして、一目置かれるようになります。「そんなことも考えていたのか。こいつは仕事ができるな。」と。
そうなったら、次のちょっと難しい仕事にもチャレンジさせてもらえて、ビジネスマンとして成長していきます。
「解決策」を考えることは思考の訓練にもなりますし、積み重ねることで問題解決スキルもアップしますしね。
まとめ
今回は「報告」の仕方について３つのことをお伝えしました。
- 「〇〇の件です」で相手の頭をスイッチする。
- 結果を先に簡潔に。
- 問題には解決策を添える。
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